Professionelle Dienstleistungen
Implementierung von Panels für Beratungs- und Rechtsdienstleistungen
Einrichtung strategischer Gremien für Rechts- und Beratungsdienstleistungen zur Verbesserung von Qualität, Transparenz und Ausgabenkontrolle.
Industrie
Konstruktion
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Sourcing-Kontext und Beschaffungsherausforderung
Die Beratungs- und Rechtskosten waren in allen Geschäftsbereichen unkontrolliert gestiegen, mit mangelnder Koordination, mangelnder Transparenz und schwankender Qualität. Der Einkauf wurde oft umgangen, was zu fragmentierten Lieferantenbeziehungen, der Ausnutzung der Situation durch Lieferanten, Überschneidungen bei den Aufgabenbereichen und überhöhten Stundensätzen führte. Die Herausforderung bestand darin, die Kontrolle zurückzugewinnen, Transparenz zu schaffen und Qualitätssicherung in zwei politisch hochsensiblen Kategorien einzuführen.
Beschaffungsziele und strategische Hebel
Zu den Zielen gehörten eine Kostensenkung um über 30 %, die Verbesserung der Projektqualität und die Durchsetzung rechtlicher und ethischer Standards bei externen Engagements. Strategische Maßnahmen umfassten rahmenbasierte Panelvereinbarungen, Leistungsverfolgung, Tarifharmonisierung, standardisierte Preislisten, eine Qualifikationsmatrix und strenge Onboarding-Kriterien. Die Vision bestand darin, Beratungs- und Rechtsdienstleistungen als geregelte Beschaffungskategorien zu etablieren – ohne Ausnahmen für Führungskräfte.
Beschaffungsstrategie und Umsetzungsansatz
Verantwortung für die Zusammenarbeit mit Geschäftsleitung, Compliance und interner Rechtsabteilung zur Definition von Gremienstrukturen, Stufenlogik und Genehmigungsabläufen. Zuständig für die Einführung eines zweistufigen Modells mit strategischen Partnern auf Basis von Honorarvereinbarungen sowie taktischen Partnern mit projektbezogenem Umfang. Zudem Verantwortung für die Auswahl der Gremienmitglieder anhand einer gewichteten Bewertungsmatrix, die Unabhängigkeit, Vielfalt und Fachkompetenz berücksichtigte.
Erzielte Ergebnisse und Werte
Die Ausgaben sanken um 32 %, dank besserer Kontrolle und Transparenz über alle Engagements. Die Feedback-Werte verbesserten sich um 21 % dank klarerer Abgrenzungen und schnellerer Reaktionszeiten. Der Einzelkauf ging dank des zentralen Zugriffs auf vorab genehmigte Experten um 60 % zurück. Preisverluste wurden eliminiert, und die Einhaltung der Beschaffungsrichtlinien stieg innerhalb der ersten 12 Monate von 45 % auf 85 %.
Rolle und Beitrag
Verantwortung für die Leitung des gesamten Beschaffungs- und Änderungsmanagementprogramms in enger Zusammenarbeit mit CFO und Rechtsabteilung zur Harmonisierung der internen Governance und Förderung der Stakeholderbeteiligung in allen Regionen. Zudem Verantwortung für die Implementierung eines vierteljährlichen Panel-Review-Prozesses mit strukturierten Feedbackschleifen zur kontinuierlichen Verbesserung.
Fazit & Überlegungen
Dieses Projekt hat gezeigt, dass selbst politisch unantastbare Ausgabenbereiche mit der richtigen Struktur und Stakeholder-Diplomatie professionalisiert werden können. Gremien funktionieren nur, wenn sie dynamisch und leistungsorientiert sind. Eine wichtige Erkenntnis: Transparenz stellt keine Bedrohung für die Führungsfreiheit dar – sie ist Voraussetzung für vertrauensvolle Partnerschaften. Wie schon im Projekt zur Konsolidierung von IT-Auftragnehmern war auch hier die Zustimmung des Vorstands entscheidend für den Erfolg.