Baudienstleistungen
RFX für alle Baugruppen (Neues Flaggschiff-Gebäude)
Beschaffung und Vergabe kompletter Baupakete für ein neues Vorzeigebürogebäude unter Sicherstellung der Einhaltung von Zeitplan und Budget.
Industrie
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Sourcing-Kontext und Beschaffungsherausforderung
Ein großes Finanzinstitut begann mit dem Bau seines neuen Hauptsitzes. Die Beschaffungsabteilung wurde beauftragt, alle baubezogenen Leistungen vom Boden bis zur Decke zu beschaffen: Heizungs-, Lüftungs- und Klimatechnik, Elektrik, Tiefbau, Innenausstattung, Aufzüge, Brandschutz usw. Die Herausforderung bestand darin, in einem schnelllebigen und hochkarätigen Investitionsprojekt vertragliche Absicherung, Terminsicherheit und Kostenkontrolle zu gewährleisten.
Beschaffungsziele und strategische Hebel
Zu den Zielen gehörten eine Kostenersparnis von über 15 % bei Basisangeboten, ein reduziertes Lieferantenrisiko und maximale Termintreue. Strategische Maßnahmen umfassten die frühzeitige Einbindung von Auftragnehmern (ECI), gebündelte RFX-Pakete und meilensteinbasierte, an Lieferleistungen gekoppelte Zahlungspläne. Der Einkauf zielte zudem darauf ab, die Einhaltung von Sicherheits- und ESG-Vorgaben in der gesamten Subunternehmerkette durchzusetzen.
Beschaffungsstrategie und Umsetzungsansatz
Mit vorab qualifizierten Anbietern wurde ein arbeitspaketbasierter RFX-Ansatz implementiert. Überschneidungen im Leistungsumfang und Schnittstellen wurden durch Workshops zur technischen Abstimmung mit Ingenieuren, Architekten und Einkäufern beseitigt. Die Verträge wurden so strukturiert, dass sie Vertragsstrafen für Verzögerungen und Bonusklauseln für vorzeitige Lieferungen enthielten. Mit Unterstützung der Compliance-Abteilung und des PMO wurden für alle Lieferanten Risikobewertungen durchgeführt.
Erzielte Ergebnisse und Werte
Der Einkauf konnte innerhalb von 10 Wochen alle Baugruppen unter Vertrag nehmen und erzielte so eine Kostensenkung von 16 %. Die Projektabwicklung erfolgte termingerecht und unter Budget. Die Sicherheitsbilanz der Lieferanten und die Einhaltung der ESG-Vorgaben übertrafen die Benchmarks. Der gebündelte Ansatz reduzierte die Anzahl der Änderungsaufträge um 35 % und verbesserte die Baustellenkoordination durch abgestimmte Zeitpläne und gemeinsame Planungssitzungen.
Rolle und Beitrag
Verantwortung für die Definition der Beschaffungsstrategie sowie deren Abstimmung mit PMO und CFO und die Führung aller zentralen Verhandlungen. Zuständig für die Rolle als Eskalationsstelle während der gesamten Bauphase sowie für die Implementierung einer Echtzeit-Kosten- und Fortschrittsverfolgung über digitale Dashboards. Zudem Verantwortung für die termingerechte und budgetkonforme Übergabe des Gebäudes.
Fazit & Überlegungen
Die Beschaffung von Investitionsausgaben erfordert mehr als nur Vertragsabschluss – sie erfordert Koordination. Die wichtigste Erkenntnis: Terminrisiken lassen sich am besten durch integrierte Beschaffung und gemeinsame Planung vom ersten Tag an minimieren. Der Einkauf muss als Konstruktionspartner agieren, nicht nur als Einkäufer.