Governance
Entwicklung, Implementierung und regelmäßige Überprüfung der Beschaffungspolitik
Entwurf, Implementierung und Institutionalisierung eines Beschaffungsrichtlinienrahmens mit regelmässigen Compliance-Audits zur Gewährleistung der strategischen Ausrichtung und operativen Konsistenz.
Industrie
Herstellung
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Sourcing-Kontext und Beschaffungsherausforderung
Die Beschaffungspraktiken variierten je nach Land und Geschäftsbereich erheblich, und es fehlten einheitliche Beschaffungsstandards. Dies führte zu Risiken, Prozessineffizienzen und inkonsistenter Lieferantenleistung. Die Herausforderung bestand darin, eine globale Beschaffungsrichtlinie zu definieren, zu implementieren und durchzusetzen, die Governance und Flexibilität in Einklang bringt.
Beschaffungsziele und strategische Hebel
Ziel war die Institutionalisierung exzellenter Beschaffung durch Standardisierung von Entscheidungsprozessen, Schwellenwerten, Lieferanten-Onboarding und Ausschreibungsregeln. Strategische Massnahmen umfassten die funktionsübergreifende Gestaltung von Richtlinien, die Schulung der Stakeholder und ein auditbasiertes Compliance-Monitoring. Ziel war nicht Kontrolle um ihrer selbst willen, sondern kontrollierte Wertschöpfung.
Beschaffungsstrategie und Umsetzungsansatz
Erarbeitung von Einkaufsrichtlinien, welche von der Konzernleitung geprüft und genehmigt wurden. Die Richtlinien definierten Beschaffungsschritte basierend auf Ausgabenschwellen und Risikoklassen mit klaren DoA-Strukturen (Delegation of Authority). Compliance-Audits wurden halbjährlich durchgeführt und durch Schulungen und Intranet-Tools unterstützt.
Erzielte Ergebnisse und Werte
Die Richtlinie reduzierte die Beschaffungszykluszeit um 23 %, indem sie Unklarheiten beseitigte und klare Arbeitsabläufe etablierte. Die Einhaltung der Standards im Beschaffungsprozess stieg innerhalb von 12 Monaten von 58 % auf 93 %. Die Zufriedenheit der internen Stakeholder verbesserte sich durch mehr Transparenz und weniger Ad-hoc-Entscheidungen.
Rolle und Beitrag
Erarbeitung und Implementierung von Einkaufsrichtlinien, die Zustimmung der Geschäftsleitung sichergestellt und die globale Einführung geleitet. IKonzeption des Compliance-Audit-Prozesses in enger Zusammenarbeit mit der internen Revision, um die Beschaffung in das Governance-System des Unternehmens zu integrieren.
Fazit & Überlegungen
Eine Beschaffungsrichtlinie ist kein Hindernis – sie ermöglicht Geschwindigkeit und Kontrolle. Dieses Projekt hat gezeigt, dass Richtlinien am besten funktionieren, wenn sie gemeinsam entwickelt, operativ verankert und regelmäßig überprüft werden. Der Einkauf muss die Regeln festlegen, die sowohl Leistung als auch Integrität schützen.