T&E, MICE
Globale Reise- und Spesentransformation
Weltweit harmonisierte Reise- und Spesenprozesse durch Richtlinienaktualisierungen, digitale Tools und strategische Beschaffung von TMC-Diensten.
Industrie
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Sourcing-Kontext und Beschaffungsherausforderung
Das Reise- und Spesenmanagement (T&E) war dezentralisiert, "offline", mit inkonsistenten Richtlinien und hoher Compliance-Inkonsistenz. Die Mitarbeiter sahen sich mit umständlichen Prozessen und unklaren Buchungsregeln konfrontiert. Die Herausforderung im Einkauf bestand darin, das T&E-Management weltweit zu vereinheitlichen – ohne den Aufwand zu erhöhen – und sowohl Einsparungen als auch ein besseres Nutzererlebnis zu erzielen. Die Assistenten der Geschäftsleitung buchten jeweils bei einem Reisebüro ihrer Wahl.
Beschaffungsziele und strategische Hebel
Zu den wichtigsten Zielen gehörten Kosteneinsparungen von über 30 %, eine einheitliche T&E-Plattform und eine verbesserte Richtlinieneinhaltung. Strategische Maßnahmen umfassten eine globale Ausschreibung für Travel Management Company (TMC), die Digitalisierung von Spesenabrechnungen und harmonisierte Reiserichtlinien über alle Regionen hinweg. Der Erfolg hing von der Balance zwischen Kontrolle und Reiseautonomie ab.
Beschaffungsstrategie und Umsetzungsansatz
Verantwortung für die Durchführung einer umfassenden TMC-Ausschreibung und die Auswahl eines Hauptpartners mit regionalen Subanbietern. Zuständig für die Einführung einer digitalen Buchungs- und Spesen-App mit Vorabgenehmigungs-Workflows und Echtzeit-Reporting. Verantwortung für die enge Abstimmung mit Stakeholdern, insbesondere Finanz- und Personalabteilung. Zudem Verantwortung für die Integration von Schulungen und Change Management in den Rollout-Plan.
Erzielte Ergebnisse und Werte
Die Reisekosten sanken um 33 %. Die Richtlinieneinhaltung verbesserte sich von 61 % auf 91 %, was auf die automatisierte Richtliniendurchsetzung, die Schaffung von Transparenz und die mobile Erreichbarkeit zurückzuführen ist. Reporting-Dashboards gaben der Geschäftsleitung Echtzeit-Einblicke in Reiseausgaben und -verhalten.
Rolle und Beitrag
Verantwortung für die globale Beschaffungsstrategie von der Lieferantenauswahl über die Vertragsgestaltung bis zur Stakeholder-Abstimmung. Zuständig für die Überwachung der Integration digitaler Tools sowie die Moderation von Workshops auf mehreren Kontinenten zur Förderung der Akzeptanz. Verantwortung für die Definition von KPIs und die Sicherstellung der Unterstützung durch die Geschäftsleitung während der gesamten Transformation.
Fazit & Überlegungen
Bei der Optimierung von Reisekosten und Reisekosten geht es weniger um Verhandlungen als vielmehr um Verhalten. Der Einkauf muss die Akzeptanz fördern. Die wichtigste Erkenntnis: Benutzerzentriertes Design in Beschaffungsprozessen ermöglicht Compliance und Kosteneinsparungen – ohne die Mitarbeiterzufriedenheit zu beeinträchtigen. Die Einbindung der Executive Assistants war der Schlüssel zum Erfolg dieses Projekts.