Facility Management
Supplier-Konsoliderung Gebäudereinigung.
Focus: ESG
Rationalisierung der Reinigungsdienstleister an allen Standorten, um die Nachhaltigkeit zu verbessern, Kosten zu senken und ESG-konforme Standards durchzusetzen.
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Sourcing-Kontext und Beschaffungsherausforderung
Der Kunde betrieb ein dezentrales Facility-Management-Modell mit mehreren lokalen Reinigungsdienstleistern in ganz Europa. Diese Fragmentierung führte zu inkonsistenten Service-Levels, der Nichteinhaltung von ESG-Vorschriften und mangelnder Kostentransparenz. Die Herausforderung im Einkauf bestand darin, die regionalen Stakeholder zu koordinieren, das Lieferantenmanagement zu optimieren und Nachhaltigkeit zu gewährleisten, ohne die Betriebskontinuität zu beeinträchtigen.
Beschaffungsziele und strategische Hebel
Zu den wichtigsten Zielen gehörten eine Kostensenkung von über 15 %, die Gewährleistung von 100 % ESG-konformen Reinigungsdienstleistungen und die Minimierung des Verwaltungsaufwands. Die wichtigsten Beschaffungsmaßnahmen waren Ausgabenbündelung, Lieferantenrationalisierung und die Einbindung ESG-basierter Auswahlkriterien in den Ausschreibungsprozess. Darüber hinaus strebten wir die Implementierung einheitlicher Service Level Agreements (SLAs) an, um die Konsistenz zu gewährleisten.
Beschaffungsstrategie und Umsetzungsansatz
Es wurde eine europaweite Ausschreibung gestartet, die sich an qualifizierte Anbieter mit nachgewiesenen ESG-Kompetenzen richtete. Mithilfe eines gewichteten Scorecard-Ansatzes (TCO, ESG, SLA-Qualität) wurden alle Angebote anhand finanzieller und nichtfinanzieller KPIs verglichen. Zentrale Verhandlungsrunden wurden vom Einkauf geleitet, wobei lokale Facility Manager in die Auswahl einbezogen wurden, um die Zustimmung der Stakeholder und die operative Machbarkeit sicherzustellen.
Erzielte Ergebnisse und Werte
Die Initiative führte zu Kosteneinsparungen von über 15 % und konsolidierte über 25 lokale Verträge in drei regionalen Rahmenverträgen. Die ESG-Konformität stieg durch geprüfte Kriterien und Selbstauskunftspflichten der Lieferanten von 42 % auf 100 %. Harmonisierte SLAs führten zu einer Verbesserung der Servicequalität um 23 % (gemessen durch halbjährliche Standortbefragungen). Der Verwaltungsaufwand wurde durch ein zentralisiertes Rechnungs- und Leistungsmanagement deutlich reduziert.
Rolle und Beitrag
erantwortung für die Gesamtinitiative von der ersten Diagnose bis zur Vertragsunterzeichnung. Zuständig für die Koordination funktionsübergreifender Stakeholder, die Entwicklung und Umsetzung der Beschaffungsstrategie sowie die finalen Verhandlungen mit ausgewählten Anbietern. Verantwortung auch für die Abstimmung von ESG- und kommerziellen Zielen sowie für die Institutionalisierung von Governance-Strukturen nach der Implementierung.
Fazit & Überlegungen
Dieses Projekt zeigte, wie ESG-Ziele zu einer besseren Beschaffung beitragen können. Der Erfolg hing nicht nur von der Preisgestaltung ab, sondern auch vom Aufbau von Vertrauen in die operativen Abläufe und der Verankerung von Compliance in den Leistungskennzahlen der Lieferanten. Eine wichtige Erkenntnis: ESG-Integration ist am effektivsten, wenn sie zu einem zentralen Beschaffungskriterium wird – und nicht erst im Nachhinein. Grenzüberschreitende Zusammenarbeit und lokale Stärkung waren entscheidend für die Akzeptanz und den langfristigen Erfolg.