Technologie
Konzernweite Standardisierung der Druckdienstleistungen
Einheitliche Druckdienste im gesamten Unternehmen mit weniger Lieferanten und standardisierter Ausrüstung, was zu Einsparungen und Servicekonsistenz führt.
Industrie
Fertigung, Finanzdienstleistungen
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Sourcing-Kontext und Beschaffungsherausforderung
Druckdienstleistungen – einschließlich Geräte, Toner und Wartung – wurden abteilungsübergreifend und ohne gruppenweite Kontrolle bezogen. Die Folge waren eine aufgeblähte Lieferantenlandschaft, unterausgelastete und überspezifizierte Geräte sowie ein inkonsistenter Service. Die Herausforderung für die Beschaffung bestand darin, die Kategorie zu vereinheitlichen, die Gesamtkosten (TCO) zu senken und die Gerätezuverlässigkeit und Nutzungstransparenz zu verbessern.
Beschaffungsziele und strategische Hebel
Das Projekt zielte auf eine Kostensenkung von über 10 % und vollständige Transparenz bei Druckvolumen und Wartung ab. Strategische Massnahmen umfassten Lieferantenkonsolidierung, Gerätestandardisierung und Nutzungsüberwachung. Die Beschaffung zielte zudem auf eine Umstellung von investitionsintensiven Eigentumsmodellen auf nutzungsbasierte Leasingmodelle ab.
Beschaffungsstrategie und Umsetzungsansatz
Verantwortung für die Initiierung eines Benchmarkings und einer Gesamtkostenanalyse, die ein Geräte-zu-Nutzer-Verhältnis von 3:1 aufzeigte. Zuständig für die Durchführung einer Ausschreibung mit Print-as-a-Service-Anbietern sowie die Optimierung der Druckerflotte und die Implementierung zentraler Monitoring-Tools. Verantwortung zudem für die Integration standardisierter Service-Level-Agreements (SLAs) und vorausschauender Wartungsfunktionen in die Verträge.
Erzielte Ergebnisse und Werte
Die Kosten wurden um 13 % gesenkt, wobei die Anzahl der Druckgeräte um 38 % reduziert wurde. Dank vorausschauender Wartung sanken die Ausfallzeiten um 47 %. Das Druckvolumen sank, da das Druckverhalten sichtbar wurde, was Umweltziele unterstützte. Ein einheitlicher Partner ersetzte neun lokale Anbieter, und das interne Reporting verbesserte sich drastisch.
Rolle und Beitrag
Verantwortung für die Leitung einer strategischen Beschaffungsinitiative sowie die Koordination mit IT und Facility Management über den gesamten Ausschreibungsprozess. Zuständig für die Verhandlung von Leasing- und Serviceverträgen sowie die Überwachung der Pilotimplementierungen. Zudem Verantwortung für die Einführung von Richtlinien zur Druckverwaltung in Abstimmung mit ESG- und Kostenzielen.
Fazit & Überlegungen
Dieser Fall bestätigte, dass indirekte Kategorien wie local printing erhebliches Einspar- und Nachhaltigkeitspotenzial bieten. Die wichtigste Erkenntnis: Der Einkauf muss technologiebasierte Kategorien mit einer Lebenszyklus-Denkweise angehen. Strategische Beschaffung, Nutzungstransparenz und integrierte Governance führen zu nachhaltigen Ergebnissen.