Outsourcing
Outsourcing der stark regulierten Verwaltung von Finanzprodukten
Identifizierter und implementierter externer Partner für die konforme Handhabung der komplexen Finanzproduktverwaltung unter strenger regulatorischer Kontrolle.
Industrie
Finanzdienstleistungen
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Sourcing-Kontext und Beschaffungsherausforderung
Die Verwaltung von Finanzprodukten in diesem Zusammenhang war mit komplexen regulatorischen Anforderungen, einem hohen manuellen Aufwand und einem erhöhten Risiko aufgrund fragmentierter Arbeitsabläufe verbunden. Die internen Teams waren überlastet, kostspielig und verfügten nicht über die nötige Compliance-Infrastruktur, um den sich entwickelnden Vorschriften gerecht zu werden. Die Herausforderung bei der Beschaffung bestand darin, einen qualifizierten externen Partner zu finden, der diese kritischen Dienstleistungen unter vollständiger Einhaltung der FINMA und anderer Rahmenbedingungen erbringen konnte.
Beschaffungsziele und strategische Hebel
Zu den Zielen gehörten eine Kostensenkung von über 35 %, die vollständige Konformitätszertifizierung in allen relevanten Rechtsräumen, eine faire und soziale Lösung für alle betroffenen Vollzeitäquivalente sowie eine Steigerung der Prozesseffizienz. Strategische Massnahmen umfassten Outsourcing-as-a-Service-Modelle, ergebnisorientierte Verträge und Risikoteilungsklauseln. Ein zentrales Ziel war die Beseitigung operativer Engpässe bei gleichzeitiger Reduzierung des Prüfrisikos.
Beschaffungsstrategie und Umsetzungsansatz
Verantwortung für die Einleitung eines geschlossenen RFI/RFP-Prozesses mit geprüften Anbietern mit ausgewiesener Erfahrung in der regulierten Finanzverwaltung. Zuständig für die Erstellung einer detaillierten Spezifikation in Zusammenarbeit mit den Teams für Recht, Compliance und Risiko, einschließlich Datenverwaltung, Prüfpfaden und regulatorischen Berichtsstandards. Zudem Verantwortung für die Konzeption eines zweiphasigen Übergangs: zunächst die Begleitung des internen Teams, anschließend die schrittweise Übertragung der Verantwortung im Rahmen einer SLA-Struktur mit klaren Compliance-Checkpoints.
Erzielte Ergebnisse und Werte
Das Outsourcing-Modell ermöglichte eine Gesamtkostensenkung von über 35 % und eine Verkürzung der Zykluszeit um 44 %. Die Berichte zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wurden revisionssicher, was zu sehr guten Ergebnissen bei der nächsten FINMA-Prüfung führte. Der interne Personalbestand wurde um 40 % reduziert, wodurch Kapazitäten für höherwertige Aufgaben frei wurden. Der Outsourcing-Partner implementierte zudem Robotic Process Automation (RPA), um die Ausführung und das Reporting zu standardisieren.
Rolle und Beitrag
Verantwortung für die Leitung der Beschaffungsstrategie in enger Zusammenarbeit mit dem CFO und seinem Team sowie für die Abstimmung mit der Geschäftsführung und die abschliessenden Verhandlungen. Zuständig für die Rolle als Sponsor und Bindeglied zwischen Geschäfts- und Rechts-/Compliance-Funktionen zur Sicherstellung des Verständnisses von operativen und strategischen Risiken durch alle Beteiligten. Zudem Verantwortung für die Festlegung des Governance-Rhythmus nach Vertragsunterzeichnung, einschliesslich vierteljährlicher Risiko- und Leistungsüberprüfungen.
Fazit & Überlegungen
Dieses Projekt zeigte, wie der Einkauf kritische Abläufe durch die Integration von Compliance als Kompetenz risikomindernd gestalten kann. Der Erfolg resultierte nicht aus Kostendruck, sondern aus einer strukturierten Zusammenarbeit, die Vertrauen, Nachvollziehbarkeit und Transparenz fördert. Eine wichtige Erkenntnis: In stark regulierten Umgebungen wird der Anbieter zu einer Erweiterung Ihrer Lizenz – der Einkauf muss auswählen, als würde er eine geschäftskritische Führungskraft einstellen.